Kebijakan Privasi

1. Identitas pengendali data

Nama: RASENCA, Inc.

Alamat: 5-1-3 Nishi-Gotanda, Shinagawa-ku, Tokyo, Jepang

Perwakilan: Tomohiro Hochi

Kontak untuk urusan data pribadi: contact@rasenca.com

2. Data pribadi yang kami kumpulkan

Untuk menyediakan Layanan, kami mengumpulkan: nama, tanggal lahir, jenis kelamin, daerah asal, kontak (email, WhatsApp, dll.), status izin tinggal / riwayat kunjungan ke Jepang / penyelesaian pemagangan teknis / status ujian Pekerja Berketerampilan Spesifik dan sejenisnya, kemampuan bahasa Jepang (termasuk kemampuan percakapan), pendidikan dan lembaga (termasuk lembaga pelatihan pra-pemberangkatan “LPK”), pengalaman kerja, bidang/lokasi/waktu kerja yang diinginkan, foto, video dan suara perkenalan diri, serta isi percakapan dengan AI (suara dan teks) dan tipe kepribadian yang dihasilkan darinya.

Dengan persetujuan peserta sebelumnya, petugas atau lembaganya dapat mengimpor CV, termasuk alamat, pelafalan nama, rincian pendidikan dan pekerjaan, kualifikasi dan ujian, motivasi dan preferensi, foto profil dan sertifikat, serta lokasi sumbernya. Peserta memeriksa dan mengambil alih data ke akunnya. Kolom keluarga/tanggungan tidak dibagikan kepada perusahaan. Agama dan riwayat medis dikecualikan; dokumen yang memuatnya harus disamarkan sebelum diimpor.

3. Tujuan dan dasar hukum

Kami menggunakan data pribadi untuk: (1) membuat dan menampilkan profil pengguna untuk bekerja di Jepang; (2) menyediakan dan menampilkannya, sebagai informasi, kepada perusahaan penerima; (3) meneruskan undangan wawancara yang ditujukan kepada pengguna dari perusahaan penerima; (4) verifikasi identitas dan menghubungi pengguna; (5) membantu perkenalan diri melalui AI (mis. menghasilkan tipe kepribadian dari percakapan); (6) mengoperasikan dan meningkatkan Layanan serta mencegah penyalahgunaan; dan (7) mematuhi hukum.

Impor CV membantu pengisian dan pemeriksaan data. Untuk dokumen yang persetujuan sebelumnya telah dikonfirmasi di luar layanan, teks sel dan gambar yang tertanam dalam CV dikirim ke Google LLC untuk membaca posisi dan isi kolom. Pada tautan bersama satu batch, pencarian dengan minimal dua karakter dari nama menampilkan nama lengkap siswa yang cocok dalam batch tersebut. Tanggal lahir dan kontak tidak ditampilkan sebelum verifikasi. Pencocokan awal nama/tanggal lahir bukan verifikasi kepemilikan kontak atau identitas resmi; masuk berikutnya memakai metode autentikasi yang didaftarkan terpisah.

Penggunaan, pemberian, dan transfer tersebut pada dasarnya dilakukan dengan dasar hukum persetujuan Anda (persetujuan sebagai dasar pemrosesan berdasarkan UU Pelindungan Data Pribadi Indonesia).

4. Pemberian kepada pihak ketiga

Dengan persetujuan pengguna, segera setelah publikasi, kami memberikan informasi profil kepada, atau membuatnya dapat dilihat oleh, perusahaan penerima di Jepang.

Kolom profil yang dilihat perusahaan mencakup informasi kualifikasi dan foto sertifikat. Sertifikat dibagikan hanya saat profil ditayangkan dan persetujuan penayangan/berbagi kepada perusahaan yang terkini masih berlaku; peserta dapat menonaktifkan berbagi untuk setiap sertifikat. Seluruh CV sumber, alamat lengkap, dan kolom keluarga tidak dibuka begitu saja kepada perusahaan.

Untuk mendukung proses pengguna menuju bekerja di luar negeri, dan berdasarkan persetujuan pengguna, kami juga dapat membagikan informasi profil kepada lembaga penyalur terdaftar yang bermitra dengan kami (seperti “P3MI” di Indonesia). Prosedur yang berkaitan dengan bekerja di luar negeri dilakukan oleh lembaga penyalur tersebut, yang memiliki izin/registrasi yang diperlukan.

Selain menyediakan informasi lowongan/pencari kerja, Layanan ini meneruskan undangan wawancara yang ditujukan kepada Anda dari perusahaan penerima. Perusahaan tidak memutuskan hasil perekrutan.

5. Transfer ke pihak ketiga di luar negeri (lintas batas)

Untuk membantu perkenalan diri melalui AI (mis. menghasilkan tipe kepribadian), kami mentransfer data percakapan dengan AI (suara dan teks) serta data pribadi terkait kepada Google LLC (Gemini API, Amerika Serikat), pihak ketiga di luar negeri.

Perlu diperhatikan: data pengguna asal Indonesia pada dasarnya diproses terlebih dahulu di Jepang, lalu untuk analisis AI ditransfer lebih lanjut ke Amerika Serikat (transfer dua tahap). Transfer lintas batas dilakukan sesuai Pasal 56 UU 27/2022 (a.l. negara tujuan memiliki tingkat pelindungan setara atau lebih tinggi, atau terdapat pelindungan yang memadai, serta persetujuan).

① Negara tujuan: Amerika Serikat.

② Rezim pelindungan data pribadi di negara tersebut: Amerika Serikat tidak memiliki satu undang-undang federal komprehensif yang mengatur data pribadi secara umum; pelindungan terutama melalui undang-undang sektoral dan Undang-Undang Komisi Perdagangan Federal (FTC), dan lain-lain. Untuk detailnya kami merujuk pada informasi mengenai rezim negara asing (AS) yang diterbitkan oleh Komisi Perlindungan Informasi Pribadi Jepang (PPC).

③ Langkah yang diambil pihak ketiga: Google LLC menangani data pribadi berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk API berbayarnya dan pemrosesan data (ketentuan API Google, ketentuan pemrosesan data, dll.). Berdasarkan ketentuan tersebut, pada paket berbayar yang kami gunakan, data masukan tidak digunakan untuk melatih model generatif. Kami menyetujui ketentuan tersebut dan mengikuti pengaturan pemrosesan data yang diperlukan.

Foto profil biasa dan video perkenalan diri disimpan pada infrastruktur Cloudflare dan tidak dikirim ke Google. Analisis AI atas gambar dalam CV dijelaskan berikutnya. Jika kami mengubah cakupan atau tujuan transfer lintas batas, kami akan memperbarui Kebijakan ini dan, bila perlu, meminta persetujuan kembali.

Pembacaan kolom CV dengan AI menggunakan Google LLC di Amerika Serikat. Fitur impor ini mengirim teks sel serta gambar yang tertanam, termasuk foto wajah dan sertifikat, kepada AI. Hasil usulan diperiksa manusia. Berbagi dengan lembaga dijelaskan pada bagian 5-bis.

5-bis. Berbagi dengan lembaga yang Anda pilih

Penerima adalah sekolah bahasa Jepang, LPK, atau lembaga pengirim yang Anda pilih. Lembaga dapat berada di Indonesia atau Jepang; nama lembaga dan negaranya ditampilkan saat dipilih. Berbagi dengan lembaga di Indonesia merupakan pemberian kepada pihak ketiga di luar Jepang. Persetujuan berbagi dengan lembaga bersifat opsional; fitur lain tetap tersedia tanpa persetujuan ini.

Indonesia memiliki UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, termasuk hak koreksi, akses/salinan, dan penarikan persetujuan (Pasal 6, 7, dan 9). Keberadaan undang-undang ini tidak menjamin pelindungan setara dengan Jepang atau kepatuhan tiap penerima. Lembaga yang berada di Jepang berada dalam sistem Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi Jepang.

Informasi yang dibagikan mencakup profil dan kontak, informasi CV seperti pendidikan, pengalaman kerja dan kualifikasi, foto profil dan sertifikat, kemajuan belajar, catatan wawancara/serah terima, serta permintaan wawancara terkait. Petugas lembaga dapat melihat dan memperbarui kolom yang didukung Layanan. Ini tidak memberi lembaga akses menyeluruh ke momen sehari-hari atau video perkenalan diri.

Pengamanan Layanan membatasi akses menurut akun petugas yang masuk dan lembaganya, dengan memeriksa persetujuan berbagi terkini dan hubungan lembaga yang aktif. Gambar disimpan secara privat dan izin diperiksa saat diambil. CV yang diajukan lembaga sendiri dan belum diambil alih peserta diperiksa oleh petugas lembaga itu dan operator berdasarkan catatan persetujuan penyediaan sebelumnya.

Kami belum memverifikasi pengelolaan perangkat, pembagian lanjutan, penyimpanan/penghapusan, aturan internal, atau janji kontraktual setiap lembaga di luar Layanan. Pembatasan akses Layanan tidak menjamin praktik tersebut. Jika memerlukan informasi tambahan, tanyakan kepada lembaga atau kontak kami sebelum menyetujui.

Anda dapat menghentikan berbagi per lembaga melalui Akun. Penarikan persetujuan atau penghapusan hubungan lembaga menghentikan akses dan pembaruan oleh lembaga di dalam Layanan. Dokumen atau salinan yang telah dimiliki lembaga secara terpisah tidak otomatis ditarik kembali.

6. Pengalihan pemrosesan (prosesor)

Dalam batas yang diperlukan untuk mencapai tujuan di atas, kami mengalihkan pemrosesan data pribadi kepada penyedia infrastruktur (Cloudflare), dan data disimpan pada infrastruktur Cloudflare. Pemrosesan oleh AI (Google LLC, Amerika Serikat) sebagaimana dijelaskan pada bagian 5. Kami mengawasi prosesor secara memadai.

7. Masa penyimpanan

Kami menyimpan data pribadi selama periode yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan, dan setelah tujuan tercapai atau atas permintaan penghapusan dari pengguna, kami menghapusnya tanpa penundaan yang tidak wajar, kecuali diwajibkan oleh hukum.

Untuk percakapan dengan AI, setelah digunakan untuk menghasilkan keluaran seperti tipe kepribadian, kami tidak menyimpan data suara atau percakapan mentah (log mentah); kami hanya menyimpan ringkasan, tipe kepribadian, dan keluaran sejenis yang dihasilkan.

Excel asli dan hasil sementara disimpan di penyimpanan dengan akses terbatas hingga tujuh hari sejak diterima, untuk memulihkan progres dan mencoba ulang. Data sementara dihapus saat selesai atau dibatalkan; impor gagal dibersihkan setiap hari setelah batas waktu. Percobaan ulang pembersihan dapat menunda penghapusan. Setelah impor, sumber dan gambar disimpan per peserta. Undangan biasanya berlaku 30 hari. Informasi dan gambar yang belum diambil alih dari undangan kedaluwarsa atau dicabut dihapus bertahap setiap hari; jumlah data atau percobaan ulang dapat menunda penyelesaiannya. Data dan gambar yang sudah diambil alih dikelola bersama akun peserta dan termasuk dalam proses akses serta penghapusan akun.

8. Langkah pengamanan

Kami mengambil langkah yang diperlukan dan memadai — kontrol akses, enkripsi saat transit, pengelolaan hak akses, dan lainnya — untuk mencegah kebocoran, kehilangan, atau kerusakan data pribadi.

9. Hak Anda (akses, koreksi, penghentian, penghapusan, penarikan persetujuan)

Pengguna dapat meminta akses, koreksi, penambahan atau penghapusan, serta penghentian penggunaan atau pemberian kepada pihak ketiga atas data pribadinya, dan dapat menarik persetujuan. Silakan hubungi kontak pada bagian 1.

Jika pertanyaan Anda tidak terselesaikan, Anda dapat berkonsultasi dengan otoritas pengawas yang berwenang.

10. Kontak

Untuk pertanyaan dan permintaan terkait data pribadi: contact@rasenca.com

11. Perubahan Kebijakan ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan ini sesuai perubahan hukum atau Layanan. Untuk perubahan penting, kami akan memberitahukan melalui Layanan atau cara lain yang memadai.